Ihr digitaler Briefkasten für Kundendateien: Ihre Kunden laden über einen Link hoch, ohne eigenes Konto. Sie sehen auf einen Blick, was eingegangen ist und was noch fehlt.
Für alle, die Unterlagen von ihren Kunden einsammeln und dabei den Überblick behalten wollen.
Benennen Sie jede Unterlage, die Sie brauchen, und legen Sie fest, was erlaubt ist: „Nur Dateien“, „Eine Datei“ oder „Dateien oder Text“. Antworten im Textfeld legt Visual File Safe als Textdatei ab.
Mehr erfahren: Unterlagen einzeln anfordern
Jede Unterlage zeigt ihren Stand: „Noch offen“, „Wird geprüft“ oder „Eingegangen“. Eingegangene Dateien sehen Sie im Vorgang Ihres Kunden an und laden sie dort herunter.
Mehr erfahren: Sehen, was noch fehlt
Ihr Upload-Portal zeigt Ihr Logo und Ihre Farben. Auf Wunsch schlägt Visual File Safe die Farben aus Ihrem Logo vor; die Vorschau zeigt die helle und die dunkle Darstellung.
Mehr erfahren: Im Auftritt Ihrer Firma
Für kleine Unternehmen aller Branchen, ausdrücklich auch für Kanzleien.
Fordern Sie Belege je Mandant und Zeitraum an, etwa „Belege September“ oder „Unterlagen Jahresabschluss“. Anders als bei einem Mandantenportal brauchen Ihre Mandanten kein Konto und kein Passwort.
Sammeln Sie Grundriss, Energieausweis und Angaben zu Sanierungen beim Eigentümer ein. Was nicht als Datei vorliegt, beantwortet er im Textfeld.
Ob Vertragsunterlagen, Fotos oder Projektdateien: Ein Link genügt, und Sie sehen, was angekommen ist.
Drei Schritte vom Vorgang bis zur eingegangenen Datei.
Tragen Sie Kunde und Titel ein und legen Sie fest, welche Unterlagen Sie brauchen. Der Uploadlink entsteht sofort.
Ihr Kunde öffnet den Link ohne Anmeldung. Er sieht, an wen er die Dateien übergibt, welche Dateien erlaubt sind und wann sie gelöscht werden.
Dateien werden nach dem Eingang auf Schadsoftware geprüft, das Ergebnis steht an jeder Datei. Dateien ohne Fund stehen danach im Vorgang Ihres Kunden bereit, Dateien mit Fund bleiben gesperrt.
Ein Eingang, auf den Sie sich verlassen können, in jeder Edition.
Bricht die Verbindung ab, werden bereits übertragene Teile nicht erneut gesendet.
Mehr erfahren: Große Dateien in TeilenIhr Kunde kann den Upload anhalten, fortsetzen und die Geschwindigkeit begrenzen, etwa während einer Videokonferenz.
Mehr erfahren: Pause und TempoÜbertragen, in Prüfung und eingegangen sind getrennte Schritte. Ihr Kunde erhält auf der Seite eine Eingangsbestätigung.
Mehr erfahren: Klare ZuständeVorschauen für Fotos und PDF-Dateien helfen beim Auswählen und Zuordnen.
Mehr erfahren: VorschaubilderIhr Kunde kann eine falsche Datei entfernen und neu einreichen. Lehnen Sie eine Datei mit Begründung ab, ist die Unterlage wieder offen.
Mehr erfahren: KorrekturenAuf Wunsch erhalten Sie eine E-Mail, sobald neue Dateien eingegangen sind.
Mehr erfahren: BenachrichtigungHäufige Unterlagenlisten speichern Sie als Vorlage. Für Dateien ohne Vorgaben gibt es den freien Dateieingang.
Mehr erfahren: Vorlagen und freier EingangJeder Bereich hat sein eigenes Erscheinungsbild, etwa für Standorte oder Marken.
Mehr erfahren: Bis zu zehn BereicheWir sagen genau, was Visual File Safe tut und was nicht.
Uploads laufen über HTTPS. Dateiinhalte werden verschlüsselt, bevor sie in den Dateispeicher gelangen.
Die Dateien liegen bei Hetzner in Nürnberg.
Dateien werden nach dem Eingang geprüft, das Ergebnis steht an jeder Datei. Eine solche Prüfung kann nicht jede Gefahr ausschließen.
Mehr erfahren: Prüfung auf SchadsoftwareDer Uploadlink erlaubt nur Einreichen und Korrigieren. Die Dateien öffnen angemeldete Empfänger und API-Zugänge mit Leserecht.
Je Vorgang legen Sie fest, wie lange Dateien bleiben: 1 bis 90 Tage, standardmäßig 30.
Mehr erfahren: Automatische LöschungKeine Analyse und keine Werbung auf den Uploadseiten.
Ja, ab der Edition Büro über REST-API und Remote-MCP.
Vorgänge mit Unterlagenliste anlegen, den Uploadlink abrufen, den Eingang prüfen und eingegangene Dateien herunterladen.
Mehr erfahren: REST-APIÜber den Remote-MCP-Server von Visual File Safe legt Ihr KI-Assistent Anfragen an, prüft den Eingang und liest eingegangene Dateien.
Mehr erfahren: Remote-MCPEin API-Zugang gilt für einen Bereich und lässt sich jederzeit widerrufen. Das Recht, Dateiinhalte zu lesen, vergeben Sie gesondert.
Dateien, die Sie einem KI-Assistenten übergeben, erreichen dessen Anbieter. Visual File Safe selbst gibt keine Dateien an KI-Dienste weiter.
Drei Editionen, monatlich oder jährlich. Hochladende Kunden zahlen nichts.
29 €
netto im Monat · jährlich 290 €
Für Office-Dokumente und Fotos.
59 €
netto im Monat · jährlich 590 €
Für kleine Büros und Kanzleien, auch mit Video.
99 €
netto im Monat · jährlich 990 €
Für große Video- und Projektdateien.
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie zehn Monatsbeiträge. Alle übrigen Funktionen sind in jeder Edition enthalten.
Nein. Ihre Kunden öffnen den Uploadlink und laden direkt hoch.
So lange, wie Sie es je Vorgang festlegen: 1 bis 90 Tage nach dem Eingang, standardmäßig 30 Tage. Danach werden die Dateien automatisch gelöscht.
Nein. Visual File Safe ist ein sicherer Eingang, kein Archiv. Übernehmen Sie Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen, rechtzeitig in Ihre eigene Ablage.
Nein. Der Uploadlink erlaubt keinen Download. Ihr Kunde kann Dateien in seinem Vorgang aber entfernen und neu einreichen.
Je nach Edition bis 100 MB, 5 GB oder 25 GB je Datei. Für jeden Vorgang können Sie eine kleinere Grenze festlegen.
Ja. Dateien werden nach dem Eingang auf Schadsoftware geprüft, und das Ergebnis steht an jeder Datei. Sehr große Dateien gibt Visual File Safe ohne Prüfung frei und kennzeichnet sie. Eine solche Prüfung kann nicht jede Gefahr ausschließen.
Nein. Übertragung und Speicherung sind verschlüsselt. Für die Prüfung und den berechtigten Abruf verarbeitet der Dienst die Dateien.
Im Dateispeicher von Hetzner in Nürnberg, Deutschland.
Ja, ab der Edition Büro über den Remote-MCP-Zugang. Ihr Assistent kann Anfragen anlegen, den Eingang prüfen und eingegangene Dateien lesen.
Wählen Sie die Edition, die zu Ihrem Büro passt.
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